Ați avut vreodată de-a face cu un contract pe care l-ați agreat cu partenerii voștri în cele mai mici detalii, dar care, din cauza lipsei resurselor, s-a dovedit imposibil de pus în practică?
Eu da.
S-a întâmplat la începutul anului 2022 când, după șase luni de negocieri cu unul din partenerii noștri din Germania, am reușit să ajungem la o înțelegere prin care urma să devenim agent exclusiv, pe anumite piețe, pentru acel partener.
Când am finalizat deal-ul am fost atât de bucuroși că am sărbătorit cu o șampanie!
Implementarea... sau unde au început problemele
În zilele și săptămânile ce au urmat am început să aplicăm cele discutate cu mult entuziasm.
Ce aveam de făcut? Trebuia să vindem produsele partenerului nostru, pe piețele alocate, către clienții care foloseau aceste produse ca materie primă în procesul lor de fabricație.
Ținând cont de faptul că aveam o bază de prospecți calificați, cu care puteam începe imediat să colaborăm, părea că misiunea noastră va fi ușor de dus la îndeplinire. Astfel, în următoarele câteva săptămâni am adunat cereri de ofertă din piață, le-am trimis către colegii noștri din Germania și am așteptat să primim cotații.
Prima surpriză a fost atunci când am constatat că nu avem o persoană de contact care să ne ajute cu sistemul informatic intern, motiv pentru care ofertele noastre erau întotdeauna trimise cu întârziere de câteva zile.
A doua problemă a apărut aproape în același timp cu prima și, de data aceasta, era legată de lipsa cunoștințelor tehnice necesare pentru a înțelege solicitările clienților noștri.
O altă problemă am întâmpinat atunci când nu am știut că anumite produse erau supuse unui regim de cote, taxe vamale, sau aveau nevoie de certificări specifice domeniului de utilizare, sau termenele de livrare variau de la un furnizor la altul…
Părea că lista problemelor nu se mai sfârșește, iar costurile și efortul de care era nevoie din partea ambelor părți pentru a trece peste fiecare piedică punea în pericol buna funcționare a contractului.
Soluții pe termen scurt, mediu și lung
În scurt timp, circa 3 luni, a devenit evident pentru noi că pornisem cu stângul această colaborare și că este necesară o schimbare rapidă, altfel vom fi nevoiți să ieșim din contract.
Pe termen scurt, am decis să facem o vizită partenerului nostru pentru a înțelege modul în care acționa și funcționa, precum și pentru a-i cunoaște în mod direct pe cei cu care colaboram zilnic.
La finalul vizitei, după doar două zile, am reușit să punem la punct un plan de acțiune detaliat care să ne ajute la implementarea contractului inițial.
Pe termen mediu, am solicitat să facem training pentru a putea folosi sistemul informatic și training pe partea tehnică pentru a învăța produsele. În acest mod, am reușit să scurtăm timpul de reacție la solicitările clienților prin accesarea directă a stocurilor și urmărirea documentelor din sistem.
Pe termen lung, mai mult de 6 luni, am agreat strategia de dezvoltare, bugetul de venituri și cheltuieli, obiectivele de business, proiectele pe care să le urmărim în piață și nu în ultimul rând, partenerii noștri au fost de acord să participe împreună cu noi la negocierile pentru proiectele importante.
6 întrebări ale căror răspunsuri ne ajută să avem o înțelegere ușor de pus în practică
Ce i-a lipsit contractului pe care l-am încheiat cu partenerul nostru în primă fază? Nu a avut un plan de punere în practică (sau implementare).
Pentru a avea un astfel de plan este necesar să ne gândim înainte de finalizarea contractului dacă avem răspunsuri la următoarele tipuri de întrebări:
- Cine se va ocupa de… ?
- Ce/cum vom face dacă... ?
- Unde vor avea loc… ?
- De ce trebuie să… ?
- Când… ? Până când… ?
- Cât costă să… ?
Recomandarea Scotwork este să nu închideți negocierea decât după ce veți avea pe masă răspunsuri la cât mai multe întrebări din seria celor prezentate mai sus.
Principalele avantaje se regăsesc în timpul câștigat și în faptul că toate părțile implicate știu ce urmează să se întâmple și pot comunica acest lucru echipelor lor, reducând astfel nivelul de stres și crescând implicit nivelul de implicare.
Pentru a vă convinge că funcționează nu trebuie decât să puneți pe listă 6 întrebări atunci când vă pregătiți pentru negociere. Odată ce clarificați răspunsurile, planul este gata de pus în aplicare.
Mult succes!