Pentru mulți dintre cei care participă la programele de negociere Scotwork o preocupare majoră o reprezintă negocierile interne.
De cele mai multe ori, chiar și cei care își doresc să-și îmbunătățească abilitățile de negociere pentru negocieri complicate cu parteneri externi realizează că obstacolele cele mai mari sunt chiar în interiorul organizației lor.
Politicile, sistemele și procedurile interne complexe își pun amprenta asupra comportamentului individual și pot astfel genera scăderea productivității prin discuții interminabile fără un rezultat concret.
Acum câțiva ani am avut de-a face cu o astfel de situație. Unul dintre furnizorii noștri ne-a transmis o ofertă pentru materie primă cu următoarele comentarii:
• Se poate acorda un discount de 5% în condițiile în care veți contracta ferm minimum 60 tone (necesarul nostru lunar era de 40 tone)
• Se poate acorda un discount suplimentar de 10%, pentru tot contractul, dacă puteți accepta un lot de 20 tone pentru care conținutul de oxigen este cu 0.02% mai mare decât specificația standard
• Termen de valabilitate ofertă: 5 zile
Opțiuni alternative pentru rezolvarea conflictului
Conflictul, în acest exemplu, apare din cauza intereselor diferite ale jucătorilor din diverse departamente și interesul general al companiei de a scădea costul materiei prime. Am prezentat mai jos trei dintre opțiunile alternative negocierii.
- Amân discuția internă și trimit un e-mail
Odată primită, oferta a urmat procedurile interne și a fost transmisă către validare la Departamentul Tehnic, la Producție și la Departamentul Calitate. Departamentul Tehnic a fost de acord, menționând că lotul cu oxigen peste limită poate fi folosit doar pentru o anumită specificație de produs finit, colegul de la Producție a răspuns că preferă calitatea standard, și cei de la Calitate au trimis un e-mail cu compoziția chimică standard. Conform procedurii interne aceasta însemna NU.
Cu un scor de 1 pentru și 2 împotrivă, oferta era sortită să rămână în sertar mult mai mult decât cele 5 zile de valabilitate.
- Fac cum vreau eu
Colegul de la Achiziții a discutat cu cei de la Vânzări pentru a se asigura că va avea comenzi pentru lotul de 20 tone cu probleme, după care – poate și pentru că nu mai avea altă ofertă – a ales să propună spre aprobare contractul în condițiile solicitate de furnizor, menționând însă răspunsurile primite de la colegii din departamentele conexe.
- Fac ce zic ei
Din fericire, în situația prezentată, această opțiune nu a fost luată în considerare. Dacă însă colegul nostru ar fi urmat întocmai procedura, în baza răspunsurilor primite ar fi trebuit să respingă propunerea și să trimită contractul la prețul și în condițiile standard.
Rolul negocierii interne în optimizarea contractului cu partenerul extern
Tot ceea ce am povestit mai sus s-a desfășurat pe parcursul a 4 zile. Mai aveam mai puțin de o zi pentru a putea discuta oferta cu partenerul nostru extern. Intern, decizia de a merge mai departe cu specificația tehnică a lotului de 20 tone era contestată atât de către cei de la Producție cât și de către cei de la Calitate. Între timp, colegii de la Vânzări au intrat și ei în joc, susținând de această dată contractul, pentru că astfel ar fi avut prilejul să vândă produsele la un preț competitiv.
La întâlnirea organizată abia în cea de-a patra zi cu toate părțile interne implicate s-au găsit soluții la toate problemele în 45 minute:
• Loturile cu oxigen ridicat se puteau combina cu cele cu oxigen sub limită pentru a se încadra în standard. De aceea, s-a suplimentat cantitatea contractată la 80 tone cu livrare în două luni, nu mai mult de 20 tone cu oxigen peste limită.
• Cei de la Calitate vor putea să aprobe loturile înaintea încărcării, în baza certificatelor de calitate transmise de producător
• Cei de la Vânzări s-au angajat să aducă comenzi pentru materialul special – 10 tone în următoarele 5 luni
• Cei de la Producție și de la Tehnic au refăcut instrucțiunile tehnologice pentru echipamentele de producție pentru a putea folosi această materie primă.
• În final, am reușit să evităm o importantă pierdere de bani, dar nu am mai avut timp să negociem corespunzător cu furnizorul.
Probabil că astfel de întâmplări au loc destul de des în organizații. De aceea am pregătit câteva recomandări care să ne introducă în conceptul culturii interne ce se bazează pe negociere:
- Fiți specifici în privința elementelor pe care trebuie să le negociați – lipsa clarității duce la animozitate și timp pierdut
- Identificați și menționați interesele comune ale tuturor părților implicate – de cele mai multe ori, obiectivele sunt comune în negocierile interne
- Folosiți timpul în favoarea voastră – luați o pauză dacă discuțiile devin tensionate sau merg într-o direcție greșită
Rezultatele cercetărilor efectuate de CPP GLOBAL arată că 85% dintre angajați au de-a face cu conflicte interne la locul de muncă. În SUA, fiecare angajat pierde în medie 2.8 ore săptămânal în discuții interne pentru a rezolva conflicte. Costul acestui timp este de 359 miliarde de dolari.
Vestea bună este că atunci când există o cultură internă bazată pe negociere, odată cu reducerea conflictelor dintre angajați scad și costurile asociate acestora. Programele de negociere Scotwork vă pot ajuta să faceți această schimbare!