Odată cu debutul pandemiei în 2019, schimbarea a devenit o obișnuință atât în business, cât și în viața personală. Cu toții am sperat ca, odată cu terminarea crizei COVID, să revenim la normalitate. Efectele crizei economice generate de războiul din Ucraina, creșterile de prețuri în lanț la energie, produse alimentare, materiale de construcție… ne arată că schimbarea a devenit noua noastră normalitate. Dar ce se întâmplă în organizații?
Schimbările au dat și continuă să dea peste cap bugetele, relațiile dintre angajați, chiar și sistemele și procedurile interne. Nimic nu mai e ca înainte, dar suntem oare pregătiți pentru schimbările acestea care nu se mai opresc? Am spus de mai multe ori că negocierea este un mod de a face business mai mult decât un proces izolat destinat doar anumitor persoane din anumite departamente. Probabil că niciodată până acum nu a fost mai importantă negocierea, mai ales cea internă, pentru a păstra relațiile armonioase în echipă și între departamente.
Prezentarea situației
Ne aflăm într-o companie de producție cu 250 de angajați, dintre care 12 sunt agenți de vânzări, 4 sunt în departamentul de marketing și 6 sunt în departamentul de achiziții. Din cauza situației extrem de complicate din piață, datorate creșterii continue a prețurilor la utilități, nerespectarea termenelor de livrare de către furnizori, întreruperea lanțurilor de aprovizionare pentru anumite materii prime și lista poate continua, achizitorii au ajuns la o stare maximă de nervozitate care a condus aproape la blocarea activității în acest departament și care poate conduce la oprirea producției.
De cealaltă parte, vânzătorii continuă să iasă în piață și să își vândă produsele fără să poată garanta termenii contractuali agreați, ceea ce generează o serie de reclamații din partea clienților nemulțumiți. În mijlocul acestui uragan se află cei de la marketing care, pe de o parte, cercetează piața pentru a găsi furnizori alternativi pentru achizitori, iar pe de cealaltă parte, se ocupă de reclamații încercând să mențină satisfacția clienților la un nivel cel puțin acceptabil.
Legătura cu negocierea
Cum vi se pare situația prezentată? La o scară mai mică sau mai mare, probabil că fiecare dintre noi trecem printr-o astfel de criză din când în când. Pentru că am identificat câteva conflicte interne, dar și externe, m-am gândit că este un bun moment să mă folosesc de negociere pentru rezolvarea acestora. Cei care au trecut prin programele noastre, știu că negocierea se poate folosi atunci când:
- Vrem condiții mai bune
- Factorii externi se schimbă
- Cealaltă parte spune „nu”
- Avem de-a face cu o reclamație
Pentru că toate cele 4 situații se puteau regăsi ușor în cauzele care declanșaseră conflictele, am mers mai departe în încercarea de a rezolva situația prin negociere.
Etapa discuțiilor propriu-zise
Înainte de a începe discuțiile între angajați, managementul s-a întâlnit și a stabilit obiectivele organizației pentru următoarea perioadă de timp, obiective care au fost transmise tuturor departamentelor implicate pentru a putea avea o bază comună de discuție. Plecând de la aceste obiective fiecare echipă s-a pregătit separat pentru discuțiile cu colegii lor din celelalte servicii. Din fericire, relațiile colegiale au fost suficient de puternice pentru ca o întâlnire comună a celor 22 de persoane implicate să fie suficientă pentru a rezolva diferențele lor de interese prin negociere. Acordul la care au ajuns a ținut cont de prioritățile părților si constrângerile pieței, o contribuție importantă având-o relațiile armonioase din companie și modul în care managementul a comunicat în toată această perioadă.
Concluzii și recomandări
Statisticile arată că 80% din rapoartele pe care le întocmesc cei din departamentul de marketing ajung la coșul de gunoi. În schimb, aceleași statistici ne spun că 30% din timpul agenților de vânzări și al achizitorilor este ocupat de strângerea datelor pe care le-ar putea găsi cu ușurință în rapoartele colegilor de la marketing, dacă le-ar citi. Este oare de mirare faptul că exact asta se întâmplase și în această organizație?
Prinși în vâltoarea schimbărilor rapide, atât vânzătorii, cât și achizitorii, au ales să ignore avertizările primite de la serviciul Marketing, să găsească modalități prin care să evite procedurile interne pentru a rezolva punctual și individual problemele. Pentru o perioadă scurtă de timp, acest mod nou de lucru a părut să dea rezultate astfel încât managementul a fost de acord în mod tacit, fără să se implice. Din păcate efortul pentru a susține funcțională organizația a devenit insuportabil pentru mulți dintre angajați, multe dintre activități fiind executate de două, sau chiar de trei ori, în timp ce urmărirea rezultatelor nu a mai putut fi corelată cu resursele folosite pentru că… nimeni nu mai avea timp de rapoarte.
În încheiere, două recomandări din lumea Scotwork: ori de câte ori vă aflați într-una din cele 4 situații menționate în paragraful trei, pregătiți-vă să rezolvați conflictele prin negociere și… nu uitați că cele mai importante negocieri și relații de business sunt în interiorul organizațiilor!