2021 - anul renegocierilor

Așteptați-vă ca anul 2021 să fie anul renegocierilor contractelor existente. Odată cu apariția și distribuția vaccinurilor antiCovid, apare și speranța că vom reveni la normal, la noul normal. Altfel spus, companiile vor trebui să se reașeze conform noilor condiții, adică vor trebui să-și renegocieze înțelegerile existente. Cele mai multe negocieri vor fi acelea în care una din părți este nevoită, disperată, să negocieze pentru a supraviețui, iar ceilalți vor ține cu dinții de condițiile existente. Problema care se ivește este cum îl determin pe celălalt să intre în negociere cu mine dacă el nu vrea, pentru că nu are niciun interes să modifice condițiile actuale ale înțelegerii?

Aceasta este și dilema unor bune cunoștințe, ce activează în domeniul serviciilor pentru echipamente și care sunt nevoite să crească prețurile contractelor existente cu 15%, pentru a reveni la o profitabilitate care să-i ajute să supraviețuiască. Și nu pentru că vor să câștige mai mulți bani, ci pentru că factorii externi acestei organizații s-au schimbat, independent de voința lor:

• creșterea exponențială a salariului minim din ultimii ani, impusă peste noapte de guvernele noastre dragi, au pus presiune pe costul salarial (multe dintre contractele colective de muncă au ca indicator principal pentru sistemul salarial, salariul minim impus de guvern);
• lucrul de acasă a impus investiții noi in laptopuri, tablete și licențe de videoconferințe;
• măsurile de protecție contra Covid pentru cei care puteau fi expuși (măști, dezinfectant, mănuși);
• creșterea prețului combustibililor recent anunțată.

Toate acestea au dus la creșterea costurilor și, implicit, la anularea profitabilității, singura lor variantă imediată fiind creșterea prețurilor la contractele existente. Problema lor este posibilul refuz al clienților de a negocia, situația actuala convenindu-le foarte mult, și eventualul risc de  a pierde contractul. Cu această problemă în brațe, mi-au cerut sfatul. Iată ce am construit împreună cu ei,  pentru a avea succes în demersul lor:

1. Pregătiți foarte bine argumentele care stau la baza modificării condițiilor existente, fie că este vorba de preț sau de alte elemente pe care vreți să le renegociați.

În cazul lor, acestea puteau fi următoarele:

• creșterea salariului cu 70% din ultimii 2 ani, impus de Guvern, fără a crește prețurile cu un impact de 33% în costurile firmei;
• costuri suplimentare de 4% pentru măsuri antiCovid, pentru a proteja personalul propriu, dar și pe cel al clienților, atunci când se efectuau reviziile echipamentelor;
• investiții în tehnica de calcul pentru lucrul de acasă au adăugat încă 2%;
• creșterea costului benzinei cu 60 bani, ce are un efect de 6% în costurile firmei;
• 30% din aceste creșteri au fost absorbite de companie prin eficientizarea proceselor și productivitate. Rămân 15% neacoperite.

2. Întocmiți o listă a posibilelor întrebări de clarificare legate de argumentele voastre. Trebuie să vă pregătiți să răspundeți realist și credibil oricăror întrebări ce ar putea să apară din cealaltă parte.

În cazul lor, ar putea apărea întrebări legate de procente, de ce nu ați reușit să absorbiți din creșterea costurilor, de ce trebuie să scadă calitatea serviciilor dacă nu mărim prețurile, ș.a.m.d

3. Analizați amănunțit cealaltă parte. Care sunt acele elemente ce vă diferențiază de concurență și cum beneficiază cealaltă parte? Care sunt durerile, bătăile de cap pe care le-ar avea în cazul în care ar trebui să treacă la un concurent? Acest lucru vă va ajuta să înțelegeți mai bine balanța de putere.

Când le-am spus prima data acest lucru, reacția lor a fost că nu au nici o putere în fața clienților, aceștia putând denunța contractul oricând, doar cu un preaviz de 3 luni. Totuși, după ce am insistat, au generat o listă interesantă. Astfel, au descoperit că:

• unii clienți au echipamente complexe, ce necesită o expertiză ridicată, pe care numai ei o au;
• alți clienți au achiziționat echipamente cu plata în rate, fiind captivi pentru următorii 2 ani;
• alții au nevoie de anumite servicii speciale, pe care le-ar fi obținut de la concurență, dar cu costuri mai mari
• mai sunt clienți care se tem că, schimbând furnizorul, serviciile ar puteau fi mult mai slabe, iar organizațiile din care fac parte le-ar putea reproșa acest lucru.

4. Pregătiți o lista de concesii cât mai imaginativă, care să aibă valoare mare pentru ei și cost mic sau zero pentru voi. Nu uitați, negocierea presupune un schimb și, mai ales în acest caz, în care voi le cereți ceva.

Cunoștințele mele au apelat la „brainstorming” cu toți cei din organizație, care cunoșteau clienții respectivi. A rezultat următoarea listă de concesii:

• revizie gratuită suplimentară;
• generarea unui plan de reparații pe următorii 2 ani pentru planificarea bugetelor în avans (anticiparea costurilor surpriză);
• garantarea unui timp de intervenție de maxim 1 h;
• schimbarea anumitor componente gratuit, dacă semnau un contract pe 5 ani.

5. Pregătiți din timp forma propunerii. Aceasta trebuie să fie realistă și cât mai ușor de acceptat de cealaltă parte.

De exemplu, poate o propunere de creștere a prețurilor cu 15% ar putea suna nerealist pentru cealaltă parte, dar o creștere de 70-90RON (echivalentul a 15% creștere) ar putea fi mult mai ușor acceptată de ceilalți. Nu în ultimul rând, repetați si învățați forma propunerii, pentru a vă fi ușor să o expuneți în timpul negocierii.

6. Faceți propunerea chiar la începutul negocierii. Nu stați în Argumentare, astfel aveți șansa să concentrați atenția celorlalți pe propunerea de pe masă și mai puțin pe a vă spune NU la renegocierea contractului. Cu alte cuvinte, faceți propunerea încă din Declarația de Deschidere. Sau o variantă care a funcționat foarte bine pentru cunoștințele mele a fost să le trimită o scrisoare cu Propunerea, înainte de întâlnirea de negociere.

Iată cum au conceput aceștia o posibilă formă de a intra direct în propunere:

„Stimate Client, creșterea salariului minim cu 70% din ultimii 2 ani, impus de Guvern, a avut un impact de 45% în costurile noastre. Prin eficientizarea proceselor interne, am reușit să absorbim mare parte din această creștere. Cu toate acestea, un procent a rămas neacoperit, ceea ce ne obligă să creștem prețul serviciilor noastre cu 87 RON, pentru a vă putea oferi în continuare același nivel calitativ cu care v-am obișnuit. Sunteți de acord să semnăm actul adițional acum?”

I-am sfătuit să încerce și o propunere de tipul SAU/SAU, care ar putea suna în felul următor:

„ [...] Cu toate acestea  un procent a rămas neacoperit, ceea ce ne obligă fie să creștem prețul serviciilor noastre cu 87 RON, fie să reducem nivelul serviciilor păstrând tariful pe care l-ați avut până acum. Care dintre aceste doua propuneri vă convine mai mult?” 

7. Fiți atenți la semnalele de flexibilitate de a negocia ale celeilalte părți și recompensați-le. Primul semnal care trebuie recompensat este intenția de se întâlni cu voi, mai ales dacă ați optat să trimiteți o scrisoare cu propunerea, în avans.

Aceasta ar putea suna astfel:

„Pentru noi este foarte important că vă aflați azi în fața noastră pentru că ne dă încredere că doriți să continuăm relația de excepție pe care am avut-o până acum.”

8. Puneți întrebări de tipul: „În ce condiții ați fi de acord cu propunerea noastră?”, „Ce putem face ca să acceptați creșterea tarifului?”, „Care sunt motivele care vă împiedică să acceptați o creștere de doar 80 RON?”

În felul acesta, veți descoperi care sunt inhibițiile celeilalte părți și, poate, reușiți să reformulați propunerea astfel încât să le rezolve . 

9. În cazul unui blocaj, arătați-le care sunt posibilele pierderi pe care ar putea să le aibă (acele lucruri descoperite la punctul 3). Aceasta ar putea să-i readucă la masa negocierilor, în cazul în care nu vor să întrerupă negocierile.

Deci, dacă aveți de renegociat un contract existent, de care depinde viitorul firmei voastre, încercați să aplicați din învățăturile cunoștințelor mele și eu vă asigur că veți avea succes. Iar dacă aveți situații speciale, în care nu știți cum să abordați problema, nu uitați că Scotwork România vă stă la dispoziție oricând, măcar cu un sfat și o încurajare.