Criza actuală a schimbat multe obiceiuri. Printre acestea, modul în care oamenii negociază. Pe lângă întâlnirile pe diverse platforme de comunicare, negocierile față-în-față au migrat și către schimbul de emailuri. Iată câteva recomandări pentru a vă mări eficiența în astfel de situații.
- DEZVĂLUIREA INFORMAȚIILOR
Există 2 stiluri în care oamenii preferă să primească și să prelucreze informația:
a. privire de ansamblu (direct, condensat, bullet points, fără detalii)
b. în amănunt (cu detalii și povești)
Tu ai un stil, oponentul poate avea stilul celălalt. De aceea, alege să comunici în stilul celuilalt, dacă-l cunoști. Când nu îl știi, nu te duce în zona ta de confort (nu adopta stilul propriu) ci alege să FII SUCCINT. Atunci când emailul e „prea lung” din punctul celuilalt de vedere, negocierea se va opri.
- TIMPUL
Folosește timpul pentru a structura așteptările celorlalți.
Poți ACCELERA sau poți ÎNCETINI ritmul negocierii (al schimburilor de emailuri). De regulă, cel care trimite se așteaptă la un răspuns rapid. Atenție, rapid nu înseamnă instant! Distanțează-te pentru a căpăta perspectivă. Dirijează discuția structurând așteptările, determinând astfel ritmul care-ți este favorabil. Pune întrebări pentru a descoperi zonele de flexibilitate ale celuilalt.
3.TONUL
Are impact asupra încrederii reciproce a părților. Emailul, ca mediu de comunicare, este „SURD”. Vocea din capul tău (cea cu care vorbești când scrii emailul) poate fi prietenoasă, influențată fiind de mediul tău înconjurător, care, probabil, este unul propice negocierii. Ține cont de faptul că celălalt poate fi înconjurat de un mediu mai stresant. L-ai putea jigni – fără intenție – din cauza mediului în care se află.
Tonul se află în „urechea” celui care ascultă. (La fel cum frumusețea se află în ochii celui care privește!). Evită să trimiți mesaje cu conținut „delicat”, sensibil, sau care conțin nuanțe ce pot fi interpretate diferit.
- CUVINTELE
Alege-ți cu grijă vocabularul. Fii atent la semnalele pe care le-ai putea da (cuvinte nuanțatoare de genul „în jur de”, „aproximativ”, „nu cred că este posibil...”). Folosește aceste expresii doar dacă dorești să transmiți că ești flexibil. Atenție, „scripta manent”!.
- REACȚIA EMOȚIONALĂ
Dacă primești un email care-ți provoacă o reacție emoțională, nu răspunde imediat. Ia o pauză de câteva ore, înainte de a răspunde, iar în acest răstimp analizează toate fațetele problemei. Mai ales când ai tendința să devii emoțional, nu folosi „reply all”. Negociatorii abili își controlează emoțiile și își păstrează calmul.
Ține cont de reacția emoțională a celuilalt, cu toții avem DECLANȘATORI – e o trăsătură umană. De aceea îți recomandăm să FII CURIOS: ce se află în spatele emoției? Pune o întrebare care te va ajuta să afli. Nu adresa o listă întreagă de întrebări, căci îți vor răspunde doar la ce le convine.
În concluzie, un scurt rezumat al recomandărilor noastre:
- Dezvăluirea informațiilor – într-un mod clar și succint
- Timpul – dirijează ritmul discuției
- Tonul – evită schimbul de emailuri de pe poziții combative
- Cuvintele – caută semnale de flexibilitate
- Reacțiile emoționale – fii curios, apoi acționează
În completare, vă prezentăm două idei care sunt general valabile în comunicarea pe email.
Prima dintre acestea: emailul – din start – nu este un mediu de comunicare adecvat pentru crearea „raport”-ului, poziționării propice în relaționare. Fii atent de aceea la cuvintele folosite de celălalt: folosește adjective? Atunci este perfect posibil să fie în căutarea unei conectări emoționale.
A doua idee: în email fii concis. Întocmește un sumar, făcând referire la documentele pe care le atașezi. În aceste documente folosește cât de multe cuvinte poți pentru a explica termenii juridici, termenii tehnici, etc. Asigură-te că totul e bine documentat și „legat”, că toate aspectele au fost agreate. Nici o înțelegere nu e cu adevărat solidă înainte de a se fi obținut acordul tuturor pe toate aspectele discutate.
Dă un telefon: „Te rog uite-te cu atenție pe ce-am scris în contract. Dacă n-am prins tot, dacă mi-a scăpat ceva, sau poate e ceva ce n-am înțeles bine, te rog corectează-mă.”
Chiar dacă va trece criza de sănătate, noi credem că negocierea pe email va căpăta o pondere din ce în ce mai importantă în peisajul post–Covid. Iată de ce vă recomandăm să testați genul acesta de idei și să le adaptați la propriul vostru stil.